Qué hay que tener en cuenta al registrar las horas de formación en alternancia de los aprendices

El registro de horas puede presentar distintos grados de complejidad en función de los sistemas y procesos establecidos en el programa de formación profesional.

A continuación, un desglose:

Más arte que ciencia

Una de las cosas más difíciles de entender sobre el registro de las horas de formación en el puesto de trabajo (OJT) es que es más un arte que una ciencia. Puede existir la falsa creencia de que registrar el tiempo es una tarea sencilla. A menudo no lo es. Cuando se registra un programa de formación profesional, todas las categorías del calendario del proceso de trabajo están claramente separadas con sus horas objetivo. Esa separación no existe de forma perfecta en el mundo real.

¿El proyecto en el que acabo de trabajar era de instalación de persianas, herrajes o molduras? Puede que haya incluido las tres cosas. Esta falta de claridad puede sorprender a los programas más nuevos, por lo que es importante establecer expectativas con los aprendices para que hagan todo lo posible por distribuir su tiempo. Pídeles que consulten a sus supervisores si tienen alguna duda, ya que serán ellos quienes lo aprueben.

Nivel de detalle + Frecuencia

Otro aspecto que hay que evaluar antes de establecer las expectativas con los aprendices es el nivel de detalle con el que deben registrar sus horas. ¿Necesitas un total mensual para cada categoría? ¿O quieres que tus aprendices desglosen sus horas cada día? ¿Quizás tienes seis categorías de alto nivel, pero quieres que los aprendices registren sus horas en subcategorías para cada una, que se suman al total de la categoría?

La mayoría de los programas de formación requieren un registro mensual de horas. ¿Será así en el suyo? ¿O es preferible ajustarse al calendario de nóminas de su empresa? ¿Ese calendario de nóminas es semanal? ¿O quincenal?

Registro a mano

Tradicionalmente, los aprendices registraban sus horas en una hoja de horas en papel. (Nota al margen: eliminar la necesidad de hacerlo a mano es cómo empezó WorkHands. Si tus aprendices siguen enviando sus horas en papel, podemos ayudarte).

Este método es fácil de explicar; sin embargo, es difícil de mantener. Tus aprendices sumarán sus horas de forma incorrecta. Tus administradores tendrán dificultades para leer su letra al transferirlas a una base de datos. Tendrás que recordar manualmente a los aprendices que envíen los formularios en papel, o proporcionarles alguna forma de escanearlos para enviarlos digitalmente.

Registro digital

Muchos programas de formación utilizan plataformas o aplicaciones digitales (como WorkHands) para enviar las horas. Estos sistemas pueden agilizar el proceso al permitir que los aprendices introduzcan sus horas directamente en un portal en línea o una aplicación móvil. Esto elimina muchos de los problemas del registro manual, aunque los sustituye por otros nuevos.

Es posible que necesites la aprobación del departamento de TI para empezar a utilizar una aplicación. Es posible que debas cumplir con las políticas sindicales relativas al uso de dispositivos, y tus aprendices y supervisores necesitarán formación.

Verificación y aprobación

Una vez que un aprendiz registra las horas, estas deben ser aprobadas. Tradicionalmente, los aprendices presentaban un papel al supervisor, quien simplemente firmaba para dar el visto bueno a esas horas. Si su programa utiliza una plataforma digital, ahora es necesario que el supervisor preste atención a las notificaciones para aprobar las horas.

Además, muchos programas cuentan con una comprobación adicional para asegurarse de que las horas de aprendizaje se ajustan al total de horas trabajadas por el aprendiz. Si el aprendiz registra 40 horas de formación en el puesto de trabajo (OJT), pero solo 35 horas en la nómina, hay un problema. Para un único empleador, esto puede ser una simple comprobación, pero para un programa con varios empleadores, a menudo requiere recopilar también un informe del total de horas de nómina.

Cumplimiento normativo y presentación de informes

Independientemente de cómo registre la formación en el puesto de trabajo (OJT) de sus aprendices, esa información debe poder revisarse fácilmente. Necesitará utilizar estas horas para determinar los aumentos salariales, revisarlas para las reuniones del comité conjunto de formación de aprendices, o tendrá que presentar periódicamente estas horas a un representante de formación de aprendices (ATR) como parte de una auditoría periódica de su programa.

Si no se garantiza que todas las partes estén de acuerdo en cuanto a las expectativas, cómo registrar, cuándo registrar y qué registrar, pronto se encontrarán con dificultades para gestionar los siguientes aumentos salariales o para presentar datos útiles para una auditoría.

En general, aunque el registro de horas puede no ser intrínsecamente complicado, sí requiere atención al detalle y el cumplimiento de los protocolos del programa para garantizar la precisión y el cumplimiento normativo. Una comunicación eficaz entre los aprendices y los administradores del programa puede ayudar a simplificar el proceso y abordar cualquier desafío que surja.