Principales actividades que consumen tiempo en la gestión de un aprendizaje

Los programas de formación profesional, como cualquier cosa que merezca la pena, pueden requerir mucho tiempo. Existen herramientas que ayudan a agilizar algunas de estas tareas, y otras se realizarán con mayor rapidez con el tiempo, pero un programa de formación profesional es una inversión. Las inversiones llevan tiempo.

Estas son algunas de las actividades que más tiempo requieren a la hora de gestionar un programa de formación profesional.

Planificación de la formación

Especialmente si se trata de un programa de formación de aprendices nuevo, lleva tiempo planificar exactamente qué vas a enseñar a tus aprendices. Esto es algo que abordarás a alto nivel con tus estándares de formación de aprendices a través de tu calendario de procesos de trabajo y la formación relacionada, pero esta planificación va mucho más allá.

En el día a día, tendrás que planificar cómo formar a tus aprendices. La formación debe adaptarse a sus habilidades, progreso, estilos de aprendizaje y antecedentes. Implica evaluar en qué punto se encuentra cada aprendiz, averiguar qué necesita aprender y encontrar las mejores formas de enseñárselo. Puede llevar mucho tiempo y esfuerzo asegurarse de que cada aprendiz reciba el apoyo que necesita para tener éxito, pero es una habilidad que se fortalece a medida que la utilizas. Cuanto más reflexione tu organización sobre esto al principio, más natural te resultará tenerlo en cuenta con el tiempo.

Coordinación de colaboraciones

Si eres un empleador único que ofrece un programa de formación de aprendices con un centro de formación interno, puedes saltarte esta sección. Para todos los demás, es necesario colaborar con otras organizaciones para llevar a cabo el programa de formación de aprendices. Si trabajas con un proveedor de formación e instrucción relacionada (RTI), debes colaborar con él para inscribir a tus aprendices en sus clases, hacer un seguimiento a mitad de curso para abordar cualquier problema antes de que termine el trimestre y disponer de un mecanismo de retroalimentación para obtener las calificaciones al finalizar.

¿Qué otros socios podría tener en un programa de formación? Quizás sea patrocinador de un centro de formación profesional y ahora necesite coordinarse con los empleadores para asegurarse de que se lleva a cabo la formación en el puesto de trabajo (OJT). O bien, te asocias con una organización sin ánimo de lucro como parte de la obtención de financiación adicional a través de una subvención. O trabajas con una organización que proporciona servicios complementarios adicionales, como herramientas y equipos para tus aprendices. Trabajar más allá de estas fronteras organizativas respalda tu programa, pero todas estas relaciones llevan tiempo establecerlas.

Formación de mentores

A menos que tu personal actual haya pasado por un programa de formación profesional anteriormente, es poco probable que estén preparados para ser buenos mentores de tus aprendices desde el primer día. Tendrás que formar a tus empleados actuales sobre cómo apoyar a tus aprendices. Es una buena idea que tus empleados actuales se impliquen en el programa de formación desde el momento de la inscripción, para que sepan lo que se avecina y participen en su diseño. Tendrán preguntas, necesitarán formación antes de incorporar a los aprendices y, probablemente, necesitarán un seguimiento a medida que el programa avance.

Muchas organizaciones elaboran manuales de mentoría para estandarizar la formación de los mentores, pero esto también lleva tiempo.

Registro y mantenimiento de registros

En WorkHands, tenemos varias formas de facilitar mucho este proceso, pero aún así lleva tiempo registrar el progreso de los aprendices, aprobar horas o competencias, clases y progresiones salariales. Más allá del progreso de los aprendices, querrá hacer un seguimiento de los acuerdos de aprendizaje, los planes de formación, las evaluaciones, las certificaciones y mucho más. Ya sea que lo haga en papel, en Excel o en una aplicación como WorkHands, debe asegurarse de que sus registros se mantengan actualizados, tanto para garantizar que está gestionando un programa de aprendizaje sólido como para estar preparado para una auditoría periódica del Departamento de Trabajo (DOL) de su programa.

Garantizar que toda la documentación sea precisa, esté actualizada y cumpla con los requisitos normativos requiere una atención meticulosa a los detalles y una buena organización. Como resultado, gestionar los aspectos administrativos del registro y el mantenimiento de registros puede consumir una cantidad significativa de tiempo y recursos.

Parte del seguimiento mencionado anteriormente puede simplificarse con software. Otros aspectos se agilizan con el tiempo, a medida que su organización integra el aprendizaje en su día a día. Todo ello supone una inversión que merece la pena realizar.