¿Necesita un sistema de gestión del aprendizaje?

Esto se basa en un debate celebrado en CBExchange, una conferencia de tres días organizada por la Competency-Based Education Network, como parte de su preconferencia sobre el aprendizaje profesional. Se ha adaptado para este contexto.

Ahora estás metido de lleno en la creación de este programa de formación profesional para tu organización y empiezas a mirar más allá de las normas y el papeleo. Es hora de ponerlo en marcha.

En este punto, una de las primeras preguntas que te estás haciendo (o deberías hacerte) es esta...

¿De verdad necesitas un sistema de gestión de programas de formación profesional?

¿Mi respuesta? (Que va en contra de todo nuestro negocio...)

No.

Si te estás haciendo la pregunta, no lo necesitas... todavía.

Si solo vas a tener menos de 10 aprendices, no lo necesitas. De hecho, puede que nunca lo necesites.

En concreto, no lo necesitas si no estás seguro de por qué lo necesitas. A día de hoy, hay muchos programas que se gestionan con hojas de cálculo. Normalmente se necesita a alguien meticuloso con los detalles que supervise una superhoja de cálculo y un grupo de seguidores dispuestos a seguir su sistema, pero es factible.

Pero, en realidad, si no estás seguro de por qué lo necesitas, es que no has sentido el problema que resuelven los sistemas de gestión de aprendizaje. Es difícil apreciarlo hasta que llegas a ese punto.

¿Quieres un sistema de gestión de aprendizaje?

Probablemente.

Una hoja de cálculo —o muchas hojas de cálculo, o muchas hojas de cálculo que alimentan una superhoja de cálculo— puede servir.

Pero lidiar con una superhoja de cálculo, una docena de supervisores, un par de docenas de aprendices y, probablemente, algunos instructores o formadores externos se complica rápidamente.

Lo que pasa con los programas de formación es que la carga de trabajo de seguimiento crece exponencialmente a medida que aumenta el número de aprendices. Cada aprendiz tiene su propio conjunto de:

• Horas de formación en el puesto de trabajo o competencias

• Clases

• Documentos

• Supervisores

• Formadores

• Hitos salariales

Y dentro de cada uno de ellos, hay más aspectos que supervisar: ¿qué competencias se han completado? ¿Cuándo? ¿Y en qué nivel si están incompletas? ¿Dispone de datos de asistencia y calificaciones de las clases? Cada aprendiz añade una gran cantidad de datos que supervisar y partes interesadas adicionales con las que trabajar.

¿Cuándo se necesita un sistema de gestión de programas de formación?

Hay varios patrones diferentes en este sentido. Para algunos, habrá un sistema de gestión de aprendices desde el primer día. Han oído las historias de terror sobre el seguimiento en papel, sobre las superhojas de cálculo y las auditorías. No quieren tener que lidiar con eso nunca, por lo que cuentan con un sistema de gestión de aprendices desde el primer día, aunque solo tengan un puñado de aprendices.

El otro momento más habitual en el que puede necesitar un sistema de gestión de programas de formación es justo cuando esa «superhoja de cálculo» deja de funcionar. Esto suele ocurrir cuando hay unos 30 aprendices. En ese momento, es posible que tenga más de 50 personas trabajando en lo mismo, en las mismas hojas de cálculo. La carga de seguimiento crece exponencialmente y el orden que se podía gestionar con menos de 10 personas desaparece.

Este punto de referencia es uno de los momentos más habituales en los que los programas acuden a nosotros. Su organización se ha dado cuenta de las ventajas del aprendizaje, pero las personas que lo gestionan se han dado cuenta de lo complicado que es hacer un seguimiento de todo esto.

¿Qué te ofrece un sistema de gestión de programas de formación?

Entonces, ¿cómo puede un sistema de gestión de programas de formación resolver este problema?

Para empezar, puedes establecer cierto control sobre quién puede hacer qué. Steve, tu supervisor que rara vez usaba una hoja de cálculo fuera del aprendizaje, ya no entrará en tu hoja de cálculo y estropeará las fórmulas. Ya no tendrás múltiples copias circulando que necesites gestionar. Ya no tendrás que iniciar sesión en tu sistema de archivos para ver cómo van las cosas.

Todos trabajáis a partir de un conjunto de información compartida. Puedes definir controles sobre quién puede hacer qué. Puedes automatizar el proceso de pensar y los constantes recordatorios para entregar evaluaciones, hojas de horas y más.

Tú, como administrador, dispones de informes, pero estos se generan a partir de la base de datos. Los datos están normalizados y validados.

Cuando te sometas a una auditoría del Departamento de Trabajo (DOL) o de la agencia estatal de formación profesional, no tendrás que buscar entre archivos en papel para encontrar la hoja de cálculo correcta, junto con el expediente académico y el acuerdo firmado. Solo tendrás que abrir la cuenta en tu AMS. Solo tendrás que descargar el único archivo que necesites.

Si se trata de un programa con múltiples empleadores...

Todo esto se multiplica aún más. Es cierto que hay programas de formación profesional que se desarrollan exclusivamente dentro de una sola organización, pero a menudo, en estos programas, se trabaja con varias organizaciones. Se trabaja con diferentes culturas organizativas, normas de comunicación y procesos.

Con una aplicación, puedes estandarizar todo esto.

¡Pero no te fíes solo de mi palabra! Pruébalo. Comprueba si te resulta tan complicado trabajar con una superhoja de cálculo.

Si tienes curiosidad, también puedes probar una versión de prueba gratuita con nosotros en cualquier momento. Solo tienes que ponerte en contacto con nosotros y te personalizaremos una en cualquier momento.